SuiteCRM może być centralnym miejscem tworzenia faktury sprzedaży, która następnie trafia do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), a jej status – wraz z numerem KSeF i UPO – wraca z powrotem do CRM. W praktyce oznacza to, że cały proces od oferty po e-fakturę, a często także do systemu, działa w jednym systemie.

W rozwiązaniach opartych o SuiteCRM, CRM nie zastępuje systemu księgowego, ale pełni rolę źródła dokumentu sprzedaży. Faktura w SuiteCRM (np. w modelu Faktury) służy do zapisania danych handlowych, generowania PDF dla klienta i przekazania strukturalnych danych do KSeF w formacie XML zgodnym ze schematem FA(3). W ten sposób SuiteCRM staje się single source of truth dla procesu sprzedaży, a system księgowy odpowiada za rozliczenia finansowe i podatkowe.

Model integracji: gdzie jest “faktura”?

W praktyce integracji SuiteCRM z KSeF można wyróżnić dwa typowe podejścia, zależnie od roli systemu księgowego.

Pierwszy model zakłada SuiteCRM jako główny generator faktur. Faktura powstaje w CRM, tam jest nadawany numer, sprawdzana poprawność danych i wykonana walidacja. SuiteCRM przekazuje dane do KSeF (bezpośrednio przez API KSeF lub przez pośrednią aplikację), a po rejestracji otrzymuje numer KSeF, status i UPO, które są zapisywane w module Faktury. Wartość faktury może być dodatkowo przekazana do systemu księgowego (np. przez plik CSV, XML lub API), a w SuiteCRM zachowuje się pełny kontekst sprzedaży.

Drugie podejście traktuje SuiteCRM jako źródło danych handlowych, a system księgowo-fakturowy (np. Subiekt, Optima, inFakt) jako główny “generator” i nadawcę faktury do KSeF. W tym przypadku faktura w SuiteCRM pełni rolę dokumentu handlowego, a dane są przekazywane do systemu księgowego, który generuje XML, waliduje i wysyła do KSeF. Numer KSeF, status i dokument UPO wracają wtedy do SuiteCRM, dzięki czemu w CRM jest widoczny status e-faktury, a księgowa ma gotowy dokument do rozliczenia.

W obu przypadkach kluczowe jest, by w SuiteCRM znajdowała się jedna wersja źródłowa faktury, zgodna z ofertą, umową i dokumentacją w magazynie. W ten sposób zminimalizowane są różnice w danych pomiędzy systemem sprzedażowym a księgowym, a audyt procesu fakturowania jest znacznie łatwiejszy.

Moduł Faktury w SuiteCRM

SuiteCRM posiada moduł Faktury, który pozwala na tworzenie dokumentów sprzedaży z numerem, datą, klientem, pozycji, stawkami VAT i wartościami netto, VAT, brutto, Fajtura może być powiązana wprost z Klientem, Ofertą i Szansą sprzedaży, co zapewnia kontekst handlowy.

Dodatkowo w konfiguracji można zdefiniować własną numerację (np. serie FV, FV-IT, FV-SERWIS), dopisać pola wewnętrzne (np. numer kontraktu, projekt, centrum kosztów) oraz dodać pola bezpośrednio związane z KSeF, takie jak numer KSeF, status rejestracji, data rejestracji, link do UPO, flaga “wysłano do KSeF”. Warto zauważyć, że moduł Faktury w SuiteCRM nie generuje automatycznie formatu XML dla KSeF – to zadanie realizowane jest wewnątrz integracji z systemem księgowym, aplikacją KSeF lub dedykowanym modułem/flow integracyjnym.

Przykładowa mapa pól: SuiteCRM do KSeF

W praktyce integracji dane z SuiteCRM muszą być dokładnie zmapowane na strukturę KSeF.

Przykładowa mapa może wyglądać w następujący sposób:

• Numer faktury w SuiteCRM (np. FV/001/2026) odpowiada polu FA/P2 w schemacie FA(3).
• Data faktury w SuiteCRM (RRRR‑MM‑DD) odpowiada FA/P1.
• NIP klienta z modułu Konto jest mapowany na Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne/NIP – wymaga wyłącznie cyfr, bez dodatkowych znaków.
• Nazwa klienta z modułu Konto to Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne/Nazwa.
• Adres klienta to Podmiot2/Adres – obligatoryjny, z wyjątkiem faktur uproszczonych poniżej 450 zł.
• Wartość netto z faktury to Fa/FaWiersz/P_8A, wartość VAT to Fa/Przerwodzenie/P_21, a wartość brutto do Fa/Przerwodzenie/P_22.
• Waluta faktury to Fa/Przerwodzenie/P_24, a dane z tekstowych pól, np. termin płatności, numer zamówienia, uwagi, są mapowane na odpowiednie pola faktury zamówienia i stopkę.

Dane sprzedawcy (Podmiot1) i dodatkowe dane faktury (transport, warunki dostawy, dane płatności) są dodatkowo zapisywane w SuiteCRM jako dane firmy, dane kontrahenta, dane z dokumentów operacyjnych i kontraktów. Warto pamiętać, że dane dla walut obcych wymagają w KSeF podania kursu, a dane do KSeF muszą być w formacie i strukturze zgodnej z dokumentacją KSeF.

Workflow w praktyce: od szansy po e-fakturę

W środowisku SuiteCRM proces fakturowania z KSeF wygląda w praktyce następująco. Sprzedaż jest zapisywana w systemie jako Szansa, powiązania z Klientem i Ofertą. W Ofercie znajdują się dane: klient, produkty, ilości, ceny, rabaty, terminy dostawy i płatności, projekt, centrum kosztów, konta.

Po zatwierdzeniu oferty uruchamiany jest workflow, który tworzy Fakturę na podstawie Oferty. W workflow zapisywane są dane: Klient, pozycje, wartości, warunki, terminy, a także numer z serii i data bieżąca. Faktura otrzymuje status np. “Zatwierdzona”.

Po zatwierdzeniu uruchamiany jest proces integracyjny. Workflow lub ręczna akcja “Wyślij do KSeF” sprawdza warunki (np. poprawia NIP, dane klienta, wartość netto, VAT, brutto), a następnie generuje dokument XML, który przekazany jest do KSeF. W przypadku pozytywnej odpowiedzi w SuiteCRM aktualizowane są dane: numer, status, data rejestracji, a do faktury dołączony jest dokument PDF z UPO.

W tym momencie SuiteCRM może automatycznie powiadomić klienta o fakcie zarejestrowania faktury w KSeF – np. przez e-mail z PDF e-faktury, numerem i linkiem do platformy. W raportach SuiteCRM dostępne są dane: ile faktur trafiło do KSeF, ile zostało zarejestrowanych, a ile odrzuconych wraz z przyczyną, dane z faktur można wykorzystać w raportach sprzedażowych, analizie przychodów i planowaniu.

Informacje z KSeF w SuiteCRM

Po zakończeniu procesu w KSeF dane potwierdzające trafiają do SuiteCRM. Numer KSeF jest zapisywany w dedykowanym polu, np. “Numer KSeF”, co pozwala na jednoznaczne zidentyfikowanie dokumentu. Status rejestracji jest zapisywany w polu typu picklist, co ułatwia filtrowanie i raportowanie.

Data rejestracji w KseF jest zapisywana w polu daty, co pozwala analizować czas pomiędzy wystawieniem faktury a jej rejestracją w KSeF. Link do UPO w postaci dokumentu PDF jest zapisywany jako załącznik do faktury, co gwarantuje, że w CRM jest dostępna wersja dokumentu zgodna z KSeF.

W workflow można zdefiniować, że faktura z numerem jest oznaczona jako gotowa, a w raporcie sprzedażowym faktury bez numeru są wyróżniane lub wykluczone.

Typowe pułapki i wskazówki

W praktyce implementacji SuiteCRM z KSeF warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych elementów. Błędy KSeF najczęściej pojawiają się z powodu błędnych danych kontrahenta: NIP z “PL” zamiast cyfr, niepełne dane rejestracyjne, brak nazwy czy adres. W SuiteCRM warto zastosować walidację NIP i dane kontrahenta poprzez integrację z REST API GUS, żeby uniknąć w rejestracji faktury KSeF.

Drugim częstym problemem jest zduplikowanie numerów faktur w ramach serii. W KSeF ten sam numer w serii nie może być nadany dwukrotnie. W SuiteCRM należy zdefiniować scentralizowaną numerację z ustawieniem prawidłowych wyborów serii dla faktur sprzedaży, anulowanych, zbiorczych itp., a także włączyć sprawdzanie istniejących numerów w CRM, żeby nie powstały duplikaty.

Trzecim aspektem jest zgodność z wymogami przechowywania dokumentów. W SuiteCRM warto zdefiniować zapis, że do faktury z KSeF musi być dołączony dokument PDF UPO, a faktury z numerem KSeF są traktowane jako dokumenty podatkowe. Warto również monitorować długość przechowywania dokumentów, zgodnie z lokalnymi wagonami VAT i RODO.

Bezpieczeństwo i dostęp do danych są również kluczowe. W SuiteCRM należy zdefiniować odpowiednie role i uprawnienia: kto może tworzyć i zmieniać faktury, kto może uruchamiać wysyłkę do KSeF, kto może oglądać dane KSeF i dokumenty UPO. Warto zastosować śledzenie zmian: kto uruchomił proces KSeF, kiedy wysłano dokument i co zostało wysłane.

Podsumowanie

W praktyce SuiteCRM z KSeF tworzy spójny system od szansy sprzedaży po zarejestrowaną e-fakturę. Faktura powstaje w CRM, jest walidowana, mapowana na strukturę KSeF, wysyłana do KSeF, a numer, status i UPO wracają do SuiteCRM. W ten sposób system staje się centralnym miejscem zarządzania sprzedażą, a KSeF zapewnia zgodność w wymogami ustawy o e-fakturze. W przypadku integracji z systemem księgowym dane z SuiteCRM są przekazywane do systemu księgowego, a dane KSeF mogą być importowane wstecz. W efekcie SuiteCRM pełni rolę jednego źródła prawdy, co zwiększa spójność procesu, obniża ryzyko błędów i zwiększa kontrolę nad fakturowaniem.

Jeśli masz dodatkowe pytania związane z tym tematem, skontaktuj się z nami. Chętnie na nie odpowiemy.