Wdrożenie systemu SuiteCRM – 5 wskazówek

Implementacja systemu informatycznego to dość skomplikowany, długotrwały proces. Biorąc pod uwagę także jego kosztochłonność, niekoniecznie tę finansową, warto zapoznać się z poniższymi 5 krokami. Podążając wskazaną ścieżką, zaoszczędzisz czas oraz nakłady konieczne do poniesienia w trakcie wdrożenia.

#1 Wybierz firmę wdrożeniową

Zrób research dostawców oprogramowania. Zorientuj się, kto będzie w stanie zaoferować wdrożenie systemu SuiteCRM wraz z profesjonalnym wsparciem na każdym z etapów implementacji. Poszukaj referencji i case study, które uwiarygodnią Twojego partnera biznesowego. Od decyzji na temat dostawcy oprogramowania zależy sukces całego przedsięwzięcia! Polecamy zatem współpracę z firmą, która oprócz umiejętności deweloperskich ma również bogate doświadczenie analityczne. Jeżeli na wstępnym etapie skorzystasz z usług zewnętrznych konsultantów, wybór dostawcy oprogramowania będzie dość oczywistym następstwem powziętych z nimi ustaleń. Dlatego w zasadzie równolegle warto… zrobić dwa kroki: wybrać dostawcę CRM i rozpocząć analizę potrzeb.

O tym, dlaczego warto skorzystać z usług firmy wdrożeniowej – przeczytasz także TUTAJ.

#2 Rozpoznaj swoje potrzeby

Jeśli planujesz wdrożenie oprogramowania CRM, pamiętaj o analizie przedwdrożeniowej! Chociaż SuiteCRM jest dostępny bez opłat licencyjnych, bezpośrednio z Internetu, to jednak jego największą zaletą jest otwarty kod. Dzięki temu, najlepiej we współpracy z wykwalifikowaną firmą wdrożeniową, możesz dostosować jego strukturę do własnych potrzeb. W dzisiejszych czasach procedury biznesowe bywają na tyle specyficzne, nawet w ramach tej samej branży, że warto podejść do tematu indywidualnie. Dzięki temu masz pewność, że wdrażasz tylko takie funkcje, które są Ci niezbędnie potrzebne, a system nie jest przeciążony i zaśmiecony przez tzw. bloatware. Poza tym dobrze przeprowadzona analiza biznesowa może ujawnić konieczność rozbudowania aplikacji w innych miejscach, stworzenia workflowów odpowiednich dla Twojej organizacji.

Jakie pytania zadać podczas analizy przedwdrożeniowej?

• Jakiego rodzaju usprawnień potrzebuję i co spodziewam się uzyskać poprzez wdrożenie systemu SuiteCRM?
• Które działy w firmie powinny zostać zaangażowane we wdrożenie? Które osoby w firmie zostaną użytkownikami systemu?
• Kto będzie zarządzał projektem?
• Jaki budżet mogę przeznaczyć na wdrożenie?
• Które funkcje systemu są niezbędnie konieczne?
• Czy system, który rozważam, odpowiada rozpoznanym potrzebom, a może należy go rozbudować?
• Które utarte w firmie procedury wymagają usprawnienia?

#3 Odkryj możliwości systemu SuiteCRM

Po tym, jak rozpoznałeś swoje potrzeby wobec systemu CRM, zestaw je z możliwościami najlepszego darmowego oprogramowania tej klasy! SuiteCRM pozbawiony jest opłat licencyjnych, a przy tym jego kod jest w pełni otwarty. Bez względu na ilość użytkowników, którym trzeba nadać dostęp do systemu, nie poniesiesz dodatkowych kosztów. Jednocześnie we współpracy z wybraną firmą wdrożeniową możesz rozbudować oferowane w standardzie funkcje. Zanim jednak zdecydujesz się zainwestować w tego rodzaju personalizację – poznaj system. Być może przydatne moduły istnieją już w bogatej strukturze architektonicznej oferowanego Ci narzędzia. Jest też duża szansa, że niektóre z nich mimo odmiennego przeznaczenia, w prosty sposób uda się przystosować do Twoich wymogów. Ponownie wszystko zależy od wniosków analizy przedwdrożeniowej oraz indywidualnego zapotrzebowania na rozwiązania out of box. SuiteCRM ma naprawdę bogatą strukturę różnego rodzaju modułów do obsługi biznesu, które sprawdzają się w różnych branżach.

#4 Zaplanuj dalsze fazy implementacji

Poprzez wdrożenie systemu informatycznego większość osób rozumie przede wszystkim prace deweloperskie oraz start produkcyjny. Należy podkreślić, iż to nie jedyne fazy takiego projektu. Podział może wyglądać różnie w zależności od wybranej metodyki, ale ogólnie rzecz ujmując, zalicza się do niego także analizę przedwdrożeniową oraz opiekę serwisową i dalszy rozwój systemu. Rozmawiając z firmą wdrożeniową, należy mieć to na uwadze i ustalić, na czym polegać będzie współpraca na każdym z tych etapów. Jak już kilkakrotnie podkreślaliśmy SuiteCRM to narzędzie Open Source, a więc nawet po oddaniu go do użytku istnieje możliwość powrotu do prac deweloperskich w późniejszym czasie i dalszej rozbudowy kolejnych funkcji.

#5 Ponowna ocena i dostosowanie

Po jakimś czasie od wdrożenia warto ocenić uzyskane wyniki. To naturalne, że Twój biznes nie stoi w miejscu, a rozwija się. Podobnie ewoluować powinien system CRM, z którego korzystasz. Na szczęście, jeśli tylko wybrałeś rozwiązanie SuiteCRM, możesz je dalej modernizować i “dostrajać”. Najtrudniejsza część – rzeczywiste wdrożenie systemu SuiteCRM – zostało wykonana. Dalszy rozwój oprogramowania to naturalna konsekwencja sukcesu, który odnosisz, oferując wzorowe doświadczenie klienckie. Kontakt z przedstawicielami firmy wyposażonej w narzędzie CRM to dla klienta sama przyjemność. Dzięki SuiteCRM czuje się on zaopiekowany i chętnie wraca po Twoje produkty i usługi. A to napędza postęp organizacji, którą kierujesz. W przypadku wdrożeń informatycznych, zwłaszcza tych realizowanych zgodnie z zasadami agile, zmiana jest czymś dobrym i nie należy się jej obawiać. Zwłaszcza jeżeli  po drodze stosowałeś się do opisanych powyżej kroków. 🙂