Kiedy działasz na rynku od 1998 roku, biznes potrafi się zmienić. Podobne myśli i wnioski wyciągnęła Fundacja Scottish Book Trust, która po wielu latach działalności zdecydowała się na wdrożenie systemu CRM. Głównym problemem jednak było to, na jaki system się zdecydować. Wybór padł na SuiteCRM – opensource’owy system CRM, który można dowolnie zmodyfikować i dostosować do swoich potrzeb.

Fundacja Scottish Book Trust to instytucja, która zajmuje się promowaniem czytania wśród młodych ludzi. Tworzy programy dla osób dorosłych, aby propagować wśród nich pisanie. Fundacja zajmuje się także wręczaniem nagród i organizowaniem programów popularyzujących czytelnictwo, oraz tworzeniem własnych tekstów. Dotychczas zaangażowano około 2 milionów osób.

Wyzwania stawiane przed SuiteCRM

Inwestorom zależało na tym, aby — wdrożony system był jak najbardziej intuicyjny i prosty w obsłudze. Ze względu na dużą gamę programów Scottish Book Trust wymagało stabilnej, łatwej do dostosowania platformy, która może rozwijać się wraz z fundacją. Wszystko jednak wciąż musiało być opłacalne dla instytucji.

Innym powodem wdrożenia systemu CRM była potrzeba lepszego prowadzenia komunikacji z szeregiem grup kontaktowych i zarządzanie ich programami. CRM miał sprostać także zarządzaniu i pozyskiwaniu funduszy oraz darowizn. Obecnie wszystkie informacje są przechowywane w jednym systemie. Wcześniej informacje znajdowały się w innych miejscach, co powodowało niemałe zamieszanie. Nowy CRM był postrzegany jako kluczowe narzędzie do lepszego zarządzania wymienionymi aspektami.

Zastosowane rozwiązania

Wdrożeniowiec, który wprowadzał system do Scottish Book Trust na początkowych etapach współpracował z fundacją oraz firmą, która zajmowała się ich stroną internetową, aby, określić dokładnie czego oczekują od systemu. Po ustaleniach przystąpiono do działań, które rozpoczęły zmiany.

Wszystkie zadania, które przed systemem postawiła Fundacja, zostały spełnione i rozwiązane. Poprawiono komunikację między pracownikami, ale także z podopiecznymi fundacji. Stworzono jedno miejsce do przechowywania danych tak, aby każdy z uprawnieniami mógł z nich korzystać. Skróciło to czas spędzany nad zagadnieniami oraz usprawniło pracę wszystkich osób.

Wdrożono jeden system dla administracji z ramienia, którego można obsługiwać wszystkie programy tworzone przez fundację. Do tego utworzono specjalny system zarządzania wydarzeniami zewnętrznymi i wewnętrznymi. Aby, ułatwić przepływ informacji wprowadzono także pełną integrację ze stroną internetową prowadzoną przez Scottish Book Trust.

Podsumowanie

Głównym zadaniem stawianym przed SuiteCRM była poprawa komunikacji. Wewnętrznej, ale także zewnętrznej, która miała pomóc zebrać większą ilość uczestników programów organizowanych przez Fundację i sponsorów. Wykorzystanie systemu CRM o otwartym kodzie pomogło utworzyć funkcje takie jak zarządzanie wydarzeniami czy integracja ze stroną internetową.

Zainteresował Cię temat wdrożenia systemu SuiteCRM? Skontaktuj się z nami.