Digitalizacja dokumentów i przejście na model paperless office to obecnie nie tylko trend, ale i konieczność w wielu przedsiębiorstwach. Coraz większa liczba organizacji poszukuje rozwiązań, które pozwalają centralnie zarządzać plikami, automatyzować ich obieg oraz zapewnić bezpieczeństwo informacji.

SuiteCRM, poza standardową rolą systemu do zarządzania relacjami z klientami, może pełnić funkcję centrum koordynującego procesy związane z dokumentami.

SuiteCRM w roli centrum dokumentów firmowych

SuiteCRM umożliwia organizacjom odejście od tradycyjnych archiwów papierowych na rzecz ustrukturyzowanego repozytorium cyfrowego. Dzięki konsolidacji danych w jednym systemie pracownicy otrzymują dostęp do dokumentów w czasie rzeczywistym, a procesy biznesowe stają się bardziej przejrzyste i łatwiejsze do kontrolowania. Takie podejście eliminuje ryzyko dublowania danych, przyspiesza wyszukiwanie informacji oraz wspiera pracę zespołów działających w różnych lokalizacjach.

Integracja z systemami DMS

Funkcjonalność SuiteCRM można poszerzyć o integrację z dedykowanymi narzędziami do zarządzania dokumentami (Document Management Systems). Połączenia z rozwiązaniami klasy Alfresco, SharePoint czy OnlyOffice umożliwiają:

• przechowywanie dokumentów w jednym bezpiecznym miejscu
• wyszukiwanie według kryteriów biznesowych
• kontrolę wersji i historię edycji
• tworzenie repozytoriów o określonej strukturze (np. dział księgowości, dział prawny)

W praktyce oznacza to, że SuiteCRM nie zastępuje DMS, ale staje się warstwą koordynacyjną, łącząc procesy biznesowe obsługiwane w CRM z dokumentami zarządzanymi przez wyspecjalizowane narzędzia.

Segmentacja dokumentów

Jednym z kluczowych elementów pracy z dokumentami w SuiteCRM jest możliwość ich segmentacji i tagowania. System pozwala przypisywać dokumenty do kategorii i grup, takich jak:

• faktury i dokumenty kosztowe
• umowy handlowe
• oferty dla klientów
• dokumentacja HR

Takie podejście wspiera uporządkowanie danych, szerokie wyszukiwanie zasobów oraz przygotowanie raportów na potrzeby audytów czy kontroli działów księgowych. Segmentacja ułatwi również zachowanie zgodności z producentami wewnętrznymi i przepisami prawnymi, takimi jak RODO.

Workflow faktur i umów

Największą wartość SuiteCRM wnosi w obszarze automatyzacji. System pozwala budować spersonalizowane workflow dla najważniejszych typów dokumentów.

Faktury:

• automatyczne wprowadzanie dokumentu do systemu i przypisanie go do właściwego kontrahenta
• przekazanie dokumentu do osób odpowiedzialnych za akceptację
• automatyczne powiadomienia i przypomnienia o terminach płatności
• integracja z systemami księgowymi w celu kompletnego rozliczania transakcji

Umowy:

• rejestracja i powiązanie dokumentu z kontem klienta
• śledzenie czasu obowiązywania dokumentu i generowanie alertów o potrzebie przedłużenia
• archiwizacja wcześniejszych wersji umowy i pełna historia zmian
• obsługa procesu akceptacji i podpisów wewnętrznych

Dzięki temu zarówno proces księgowo-finansowy, jak i prawny staje się czytelny udokumentowany i łatwy do kontrolowania.

Korzyści biznesowe

Zastosowanie SuiteCRM jako centrum digitalizacji dokumentów pozwala:

• skrócić czas obsługi faktur i umów dzięki automatyzacji
• zmniejszyć ryzyko błędów oraz utraty dokumentów
• ułatwić dostęp do dokumentów w pracy zdalnej i hybrydowej
• zapewnić zgodność z regulacjami prawnymi i standardami audytowymi

W efekcie przedsiębiorstwo zyskuje lepiej uporządkowane procesy, a zespół mogą skupić się na zadaniach o większej wartości niż manualne wyszukiwanie dokumentów.

Gotowe integratory

Istnieją już gotowe integratory. Jeden z nich znajdziesz na evolpe.shop – jest to sklep evolpe.pl, który jest wdrożeniowcem SuiteCRM.

Na stronie internetowej znajdziesz gotową wtyczkę, która pozwoli Ci połączyć Alfresco z systemem SuiteCRM.

Podsumowanie

SuiteCRM pełni rolę czegoś więcej niż tradycyjny system CRM. W połączeniu z narzędziami DMS i funkcjami automatyzacji staje się centralnym punktem zarządzania dokumentami w firmie. Dzięki segmentacji workflow i integracjom organizacje mogą zrealizować koncepcję paperless office, jednocześnie zwiększając efektywność pracy i ograniczając ryzyko związane z obiegiem papierowych dokumentów.

Jeśli zainteresował Cię ten temat i masz pytania, skontaktuj się z nami. Chętnie na nie odpowiemy.