Od 2025 roku wszystkie przedsiębiorstwa w Polsce są zobowiązane do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Digitalizacja procesów rozliczeniowych to szansa na usprawnienie obiegu dokumentów i eliminację błędów, ale również konieczność wprowadzenia zmian w dotychczasowych systemach informatycznych. SuiteCRM, jako elastyczna platforma typu Open Source, umożliwia pełną integrację z KSeF oraz kompleksowe zarządzanie fakturami w obrębie systemu.

Zarządzanie fakturami w SuiteCRM

SuiteCRM od wielu lat oferuje moduł Faktury, który umożliwia wystawienie, edycję i archiwizowanie dokumentów sprzedażowych. Moduł ten współpracuje z innymi elementami systemu, takimi jak Konta, Kontakty czy Szanse sprzedaży, co pozwala na bezpośrednie powiązanie faktur z procesem sprzedażowym.

W zależności od potrzeb organizacji moduł może zostać rozbudowany o dodatkowe pola i reguły biznesowe. Popularnym rozwiązaniem jest tworzenie automatycznych powiązań pomiędzy ofertą a fakturą, tak aby po zatwierdzeniu oferty możliwe było natychmiastowe wygenerowanie dokumentu sprzedaży.

Integracja z Krajowym Systemem e-faktur

Implementacja obsługi e-faktur w SuiteCRM odbywa się poprzez integrację z interfejsem API udostępnianym przez Ministerstwo Finansów. System umożliwia bezpośrednie wysyłanie faktur w wymaganym formacie XML oraz odbieranie potwierdzeń przyjęcia dokumentów w KSeF.

W praktyce integrację można zrealizować na dwa sposoby:

• poprzez bezpośrednie połączenie REST API z SuiteCRM
• lub z wykorzystaniem narzędzi pośrednich (np. n8n, MuleSoft, Zapier), które ułatwiają konfigurację przepływu danych.

Niezbędnym elementem wdrożenia jest odpowiednie uwierzytelnienie użytkownika (token KSeF lub podpis kwalifikowany) oraz automatyczne zapisywanie identyfikatora e-faktury w rekordzie CRM.

Automatyzacja procesów fakturowych

Zastosowanie workflow w SuiteCRM pozwala w pełni zautomatyzować proces fakturowania. Typowy scenariusz obejmuje:

• zatwierdzenie oferty przez dział sprzedaży
• automatyczne wygenerowane faktury w systemie CRM
• wysyłkę dokumentu do KSeF oraz powiadomienie klienta o realizacji
• archiwizację i raportowanie statusu faktury.

Dzięki temu faktury elektroniczne są generowane i wysyłane bez udziału działu księgowości, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej zgodności z wymogami prawnymi. SuiteCRM umożliwia takie tworzenie raportów przedstawiających wartość sprzedaży, liczbę przesłanych dokumentów czy stopień realizacji płatności.

Dostosowanie do indywidualnych potrzeb

Każda organizacja prowadzi odmienny obieg dokumentów. SuiteCRM pozwala dostosować proces fakturowania do konkretnego modelu działania – od prostego obiegu faktur sprzedażowych po rozbudowane procesy obejmujące projekty, kontrakty czy zlecenia serwisowe.

Rozszerzenia modułu Faktury mogą obejmować m.in.:

• kontrolę duplikatów,
• walidację numeracji dokumentów,
• powiązanie faktur z umowami,
• czy automatyczne tworzenie faktur cyklicznych.

Takie podejście zapewnia pełną transparentność danych finansowych i ułatwia współpracę między działami firmy.

Podsumowanie

Integracja SuiteCRM z Krajowym Systemem e-Faktur to naturalny krok w procesie digitalizacji obsługi klienta i zarządzania sprzedażą. Dzięki możliwościom konfiguracji oraz otwartej architekturze systemu przedsiębiorstwa mogą tworzyć rozwiązania precyzyjnie dopasowane do własnych potrzeb – w zgodzie z obowiązującymi przepisami i z zachowaniem kontroli nad danymi.

SuiteCRM, jako system klasy Open Source, pozwala nie tylko wystawiać faktury, ale także zarządzać całym procesem sprzedażowym – od szansy handlowej aż po archiwizację dokumentów w KSeF.

Jeśli zainteresował Cię ten temat, skontaktuj się z nami. Chętnie odpowiemy na Twoje pytania.