Wybór systemu CRM jest trudny. Cały proces jest czasochłonny i spędza sen z powiek menadżerom. A co jeżeli system, który został wdrożony w firmie, nie odpowiada wymaganiom i czas na zmiany? Wymiana systemu CRM to kolejny etap, podczas którego ponownie wracają pytania i wątpliwości.

Przygotowanie się do nowego wdrożenia nie powinno wyglądać inaczej niż za pierwszym razem. Dlatego warto przypomnieć najważniejsze zasady, na które musisz zwrócić uwagę.

1. Porozmawiaj z zespołem o zmianach

System CRM kojarzy się z działem sprzedaży. Pamiętaj, że nie tylko sprzedaż z niego korzysta. Rozmowy z zespołem powinny się rozpocząć już na etapie wybierania systemu. Współpraca jednak nie może się zakończyć na tym etapie, konsultacje i rozmowy są ważne w całym procesie, aż do sprawnego user adaptation.

Informowany od początku zespół będzie mógł się szybciej zaaklimatyzować i dostosować do stanu rzeczy. Nie zaskakuj sprzedawców sytuacją, gdzie pewnego dnia zaczynają pracować na nieznanym im oprogramowaniu. Od początku wprowadzając pracowników, zapewniasz, że mają wpływ na to co się dzieje w firmie, a ich zdanie jest istotne. Co więcej, mają oni czas i możliwości, żeby zapoznać się z systemem, który zostanie wybrany.

2. Otwarty kod rozwiązaniem dla Twojego biznesu

Pamiętaj o odpowiednim dobraniu funkcji, które będą potrzebne Twojej firmie. Jeśli potrzebujesz nietypowych rozwiązań, zainteresuj się programem o otwartym kodzie. Dobrym systemem będzie SuiteCRM, dzięki któremu możesz bez problemu dostosować program do specyfikacji firmy. Warto przed wyborem zastanowić się, czy Twoi pracownicy potrzebują szczególnych funkcji w oprogramowaniu, których nie znajdziesz w gotowych rozwiązaniach.

Wprowadzenie specjalnych pozycji w systemie warto skonsultować z osobami, które będą z nich korzystać. Powodzenie nowego systemu zależy właśnie od tego, czy pracownicy będą z niego korzystać i jak będzie im się z niego korzystać. Dlatego warto zwrócić uwagę na rozwiązania oparte na otwartym kodzie, zyskasz większe pole manewru, aby spełnić wymagania pracowników.

3. Odpowiedni wybór firmy wdrożeniowej

Dużym wsparciem przy wymianie systemu CRM jest firma wdrożeniowa. Wybór tego kto będzie odpowiedzialny za dostosowanie systemu CRM może być równie ważny co wybór samego oprogramowania. Warto spojrzeć na to, z jakimi klientami miała styczność firma, czy aby na pewno zrozumie Ciebie i Twoje potrzeby. Nie ograniczaj się i daj sobie czas, ponieważ nieudane wdrożenie może kosztować Cię więcej stresu i nieprzyjemnych sytuacji niż sam proces wyboru.

4. Unikaj błędów, które utrudnią proces wdrożenia

Jest kilka dodatkowych rzeczy, na które musisz zwrócić uwagę, żeby wdrożenie nie skończyło się źle. Kilka punktów, które mogą powstrzymać nieudaną inwestycję:

• Nie czekaj – jeśli już zdecydowałeś, jaki system chcesz wdrożyć – zacznij działać. Nie ma nic gorszego niż opieszałość jeśli chodzi o technologię. Pamiętaj, że rozwija się ona bardzo szybko, a nie chcesz wdrażać starego systemu do swojej firmy.
• Rozmyta odpowiedzialność – wyznacz osobę, która będzie odpowiedzialna za kontakty i cały projekt. Ułatwi to kontakty z firmą wdrożeniową, zyskasz również osobę, która będzie trzymać rękę na pulsie i w razie problemów zareaguje w odpowiednim czasie.
• Rozważne wprowadzenie zmian – pamiętaj o tym, że wdrożenie to duża zmiana dla firmy, warto zastanowić się nad tym, które zmiany są niezbędne i osiągalne, a które można wyeliminować.

Podsumowanie

Wymiana systemu CRM może być bardzo czasochłonna. Żeby uprościć sobie cały proces, pamiętaj o stosowaniu się do konkretnych wskazówek, które sprawią, że cały proces może być łatwiejszy. Rozwijaj firmę razem z systemem, który nadąży za jej rozwojem.

Zainteresował Cię temat? Skontaktuj się z nami.