Cena systemu CRM to zagadnienie wielowymiarowe, na które składa się nie tylko opłata za licencję użytkownika. Warto zwrócić uwagę na różnorodne czynniki wpływające na całkowity koszt wdrożenia i utrzymania narzędzia, takie jak funkcjonalności, integracje czy szkolenia.

W niniejszym artykule przedstawiono kluczowe elementy, które wpływają na cenę CRM, a także omówiono różnice między darmowymi rozwiązaniami a systemami bez opłat licencyjnych.

Co wpływa na cenę systemu CRM?

Koszt systemu CRM zależy od wielu czynników, które determinują ostateczną cenę tego narzędzia w firmie. Przy wyborze odpowiedniego oprogramowania warto zwrócić uwagę nie tylko na wysokość opłat licencyjnych, ale również na funkcje dostępne w systemie, możliwości jego dostosowania do indywidualnych potrzeb, a także ewentualne integracje z innymi systemami.

Istotnym elementem jest także koszt utrzymania i wsparcia technicznego, które zapewniają ciągłą wydajność i aktualność rozwiązania.

• Licencje użytkowników – podstawowy koszt systemu CRM jest zależny od liczby użytkowników mających dostęp do oprogramowania. Ceny licencji SaaS wahają się średnio między 50 zł a 300 zł miesięcznie za użytkownika, lecz mogą się różnić w zależności od dostawcy i zakresu funkcjonalności
• Funkcje i moduły dodatkowe – podstawowe wersje CRM obejmują zarządzanie kontaktami i sprzedażą, natomiast bardziej rozbudowane systemy oferują automatyzacje procesów, raportowanie zaawansowane, integracje z innymi platformami (ERP, marketingowe, finansowe). Dodatkowe moduły znacząco wpływają na koszt
• Dostosowanie i integracje – rozbudowane integracje czy indywidualne dostosowania zwiększają zarówno koszt wdrożenia, jak i późniejsze utrzymanie systemu. Wiele firm korzysta ze wsparcia specjalistów, którzy konfigurują narzędzie zgodnie z potrzebami przedsiębiorstwa
• Koszt utrzymania i wsparcia technicznego – aktualizacje, serwis, monitoring, szkolenia i opieka posprzedażowa także tworzą nieodłączny element budżetu CRM. Wsparcie techniczne może kosztować kilka do kilkunastu tysięcy złotych rocznie, uzależnione od poziomu SLA

System bez opłat licencyjnych a darmowy CRM – różnice

Systemu CRM dostępne na rynku różnią się nie tylko funkcjonalnością, ale także modelem wyceny i sposobem dostępu do oprogramowania. W praktyce często myli się pojęcia „darmowy CRM” oraz „system pozbawiony opłat licencyjnych”.

Systemu Open Source, czyli pozbawione opłat licencyjnych, umożliwiają swobodne korzystanie i modyfikację kodu, ale generują koszty związane z wdrożeniem i utrzymaniem. Z kolei darmowe wersje CRM, często ograniczone funkcjonalnie lub liczbowo, mogą wiązać się z koniecznością płatnych rozszerzeń lub brakiem pełnego wsparcia technicznego.

• Systemy pozbawione opłat licencyjnych (Open Source) to rozwiązania, które nie wymagają opłaty za użytkowanie oprogramowania. Kod takich systemów można modyfikować i rozbudowywać we własnym zakresie. Jednak konieczne jest posiadanie zespołu technicznego do wdrożenia, utrzymania i rozwoju systemu, co generuje istotne koszty po stronie firmy
• Darmowe CRM często oferują ograniczoną funkcjonalność i limity użytkowników. Zwykle są to wersje próbne lub freemium, które zachęcają do przejścia na płatne pakiety z rozszerzonymi opcjami i wsparciem. W praktyce darmowy system może wymagać płatnych roszczeń lub limitować skalę działania, a także nie gwarantować pełnej obsługi technicznej

Z tego powodu wybór systemu „bez opłat licencyjnych” nie oznacza braku kosztów całkowitych – w tym przypadku budżet firmowy musi obejmować koszty wdrożenia i utrzymania systemu.

Wdrożenie CRM jako element ceny

Wdrożenie systemu CRM to często najkosztowniejszy etap inwestycji, który powinien być uwzględniany w całkowitej cenie narzędzia.

Obejmuje ono:

• analizę potrzeb i przygotowanie danych – dokładne zdefiniowanie wymagań biznesowych i oczekiwań względem systemu
• konfigurację i dostosowanie – ustawienie systemu, opcjonalne programowanie funkcji dedykowanych, integracje
• szkolenia pracowników – podniesienie kompetencji użytkowników i administratorów CRM
• testowanie i uruchomienie produkcyjne – faza stabilizacji i korekty po wdrożeniu.

Koszty wdrożenia mogą znacząco różnić się w zależności od wielkości firmy i złożoności projektu – od kilku tysięcy złotych w mniejszych firmach do kilkuset tysięcy złotych przy dedykowanych rozwiązaniach.

Podsumowanie

Ostateczna cena systemu CRM powinna być rozpatrywana jako suma kosztów licencji, funkcjonalności, dostosowań, a także wdrożenia i bieżącego wsparcia technicznego. Brak opłat licencyjnych nie oznacza braku kosztów – wdrożenie i utrzymanie mogą stanowić istotną pozycję w budżecie projektu. Kompleksowa analiza wszystkich elementów pozwala na podjęcie świadomej decyzji oraz optymalne zaplanowanie inwestycji w system CRM.

Jeśli zainteresował Cię ten temat, skontaktuj się z nami. Chętnie odpowiemy na Twoje pytania.