Ostatnie dwa artykuły na naszej stronie poświęciliśmy przedstawieniu zalet i korzyści SuiteCRM. Opisaliśmy, powody, które przekonują dyrektorów do wyboru tego oprogramowania w firmach, niezależnie od ich wielkości. Jeśli te wpisy przybliżyły Cię do podjęcia decyzji o wdrożeniu tego systemu CRM, chcielibyśmy dziś zwrócić Twoją uwagę na sam proces implementacji. Poniżej zamieszczamy kilka wskazówek, o których warto pamiętać podczas wdrożenia SuiteCRM.

Wdrożenia SuiteCRM – wykorzystaj doświadczenie specjalistów

Owszem, SuiteCRM jest systemem opartym o licencję Open Source, co oznacza, że w każdej chwili możesz pobrać najnowszą wersję ze strony producenta i ją zainstalować. Jednak z tak rozbudowanym funkcjonalnie oprogramowaniem nie opłaca się iść na skróty. Fakt, że system ten jest dostępny bez opłat licencyjnych, nie powinien przesłaniać największych korzyści, które możesz osiągnąć kiedy zaangażujesz w proces wdrożenia specjalistyczną firmę wdrożeniową. A mowa tutaj o co najmniej kilkuletnim doświadczeniu firm, które zrealizowały wiele projektów opartych o SuiteCRM. Doświadczenie to bywa niezbędne do przeprowadzenia profesjonalnej konfiguracji systemu i prac kastomizacyjnych. Tego typu firmy posiadają bardzo szczegółową wiedzę na temat funkcjonowania systemu oraz jego trzewi takich jak poszczególne tabele w bazie danych, API itp. Zdecydowanie szerzej temat ten został omówiony w filmie video poniżej, który publikujemy za zgodą eVolpe, jednej z kilku firm w naszym kraju zajmującej się wdrożeniami SuiteCRM.

Zaplanuj wdrożenie i zacznij od analizy

Wdrożenie oprogramowania klasy CRM nieodłącznie wiąże się z wprowadzeniem zmian w firmie, czyli z tzw. transformacją biznesową. Oznacza to, że zawsze procesowi implementacji nowego systemu powinien przyświecać jakiś głębszy sens. Cele te mogą być bardzo ogólne (np. uporządkowanie procesu sprzedaży w firmie), jak i szczegółowe (np. skrócenie czasu trwania cyklu zakupowego o 20%). Aby je zrealizować, wdrożenie systemu CRM musi być dobrze zaplanowane, rozłożone w czasie i zrealizowane etapami. Zacząć należy od analizy sytuacji bieżącej oraz ustalenia celów. Pomoże to przygotować założenia, według których będzie miała się kierować wybrana firma wdrożeniowa. Istotny jest również fakt, aby w analizie uczestniczyła przynajmniej jedna osoba z działu handlowego, która na co dzień będzie najczęściej korzystać z tego systemu. Sam proces prac deweloperskich i konfiguracyjnych warto rozłożyć na etapy. W pomocą przychodzi tutaj popularne w ostatnim czasie zwinne zarządzanie tego typu projektami np. we frameworku Scrum.

Rozwijaj system zgodnie ze swoimi potrzebami

Trzecią kwestią, na którą chcemy zwrócić uwagę przy wdrożeniu SuiteCRM jest fakt, że nie jest to system zamknięty w swoim zakresie funkcjonalnym. Otwarty kod źródłowy jest jego wielką przewagą w porównaniu z takimi „zamkniętymi” systemami jak Salesforce, czy MS Dynamics 365. Dlatego też połączenie wspomnianego wcześniej zwinnego zarządzania projektem wdrożeniowym z wysoką elastycznością systemu na zmiany powoduje, że możesz rozwijać swój system CRM jak tylko tego będziesz potrzebować. SuiteCRM jest gotowym produktem, który już na samym początku oferuje wiele przydatnych funkcji. Wdrożenia SuiteCRM można więc zacząć od stworzenia tzw. MVP (Minimum Viable Product), czyli implementacji najważniejszych funkcji, które pozwolą na skuteczne rozpoczęcie korzystania z nowego systemu. Najczęściej będzie się to wiązać z kilkoma zmianami w konfiguracji systemu, które dostosują go do firmowego procesu sprzedaży. W dalszej kolejności można realizować kolejne sprinty deweloperskie, podczas których zostaną wdrożone nowe funkcje, które jeszcze bardziej przyczynią się do dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb firmy. Nie należy również zapominać o małych pracach rozwojowych już w trakcie korzystania z systemu. CRM powinien żyć i rozwijać się zgodnie z kierunkiem rozwoju firmy. Stąd też w trakcie codziennego użytkowania systemu, zapewne będą pojawiać się w Twojej głowie nowe pomysły na usprawnienie oprogramowania czy wprowadzenie innych zmian. Po raz kolejny przewagą okazuje się tutaj być otwarty kod źródłowy, który bez przeszkód umożliwia przeprowadzanie tego typu prac rozwojowych.

Pamiętaj o szkoleniach

Przekazanie pracownikom nowego systemu CRM do użytkowania nie powinno odbywać się natychmiastowo. Sukces wdrożenia SuiteCRM będzie zależał również od tzw. user adoption, czyli od tego, w jaki sposób przygotujesz zespół do korzystania z nowego oprogramowania. Z pomocą przychodzą tutaj różnego rodzaju szkolenia, które powinieneś zorganizować pracownikom. Szkolenia powinny być tak zaplanowane, aby każdemu z użytkowników można było poświęcić jak najwięcej czasu na naukę poruszania się po nowym systemie CRM. Jednocześnie należy pamiętać o tym, żeby takie treningi nie dezorganizowały normalnej pracy działu handlowego. Stąd też dobrym pomysłem jest podzielenie handlowców na małe grupy i przeprowadzenie cyklu szkoleń z użytkowania SuiteCRM przez kilka dni.